working@office 5/2006 - News

Doppelt hält besser

von Anke Jelassi

Gemeinsam die Herausforderungen in einem Doppelsekretariat zu meistern, erfordert einerseits eine gesunde Portion Teamgeist, anderseits konkrete Absprachen und einen lückenlosen Informationsaustausch.

Angelika Holbein, Chefsekretärin eines großen Verlagshauses, wählt die Nummer der Einkaufsabteilung ihrer Firma und erkundigt sich nach dem Lieferdatum ihres vor Wochen bestellten Farbdruckers. Das habe man doch gestern schon ihrer Kollegin erzählt, muss sie erfahren. Frau Holbein arbeitet seit 3 Monaten in einem Doppelsekretariat und ist zusammen mit ihrer Kollegin für die Belange des Vertriebsleiters zuständig.

Solche Begebenheiten sind kein Einzelfall. Häufiger als ihnen lieb ist, fehlen Sekretärinnen in Doppelsekretariaten notwendige Informationen, die einen reibungslosen Ablauf ermöglichen. Diese unbefriedigende Situation kostet nicht nur wertvolle Zeit, die offensichtliche Uninformiertheit hinterlässt bei Kollegen und Kunden auch einen schlechten Eindruck. Besonders heikel wird es, wenn der Chef im "Dreh- und Angelpunkt Sekretariat" keine befriedigende Auskunft erhält, weil seine Mitarbeiterinnen den Vorgang noch nicht einmal kennen.

Lassen Sie es nicht soweit kommen: Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrer Kollegin erfolgreiche Konzepte für Ihre Arbeit zu zweit im Sekretariat.

Keine Scheu vor Spielregeln

Je früher Sie Ihre Vorstellungen für eine konfliktfreie Zusammenarbeit äußern und auch die Wünsche Ihrer Kollegin kennen lernen, desto besser. Nehmen Sie sich daher die erforderliche Zeit und ziehen Sie sich in ein Besprechungszimmer zurück, in dem Sie ungestört arbeiten können. Machen Sie es wie Ihre Chefs: Mit ausreichend Erfrischungsgetränken, leckeren Keksen sowie genügend Flipchartpapier lockern Sie die Atmosphäre und Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Notieren Sie zunächst stichpunktartig mit der Brainstorming-Technik die Bereiche und Themen, die für Sie wichtig sind und über die Sie konstruktiv diskutieren möchten - auch wenn sie Ihnen noch so banal erscheinen mögen:

• Rauchen
• Urlaub über Ostern
• montags ab 18 Uhr Sport
• Kleiderordnung
• Morgenmuffel
• Mittagspause

Wenn Sie alle Themen gesammelt haben, die Ihnen am Herzen liegen, geht es in die nächste Runde: Sie stellen Ihr Anliegen vor, erklären die Situation und äußern Ihre Meinung. Ein Beispiel: "Ich bin Diabetikerin und muss auf regelmäßige Essenszeiten achten. Daher wäre es toll, wenn ich meine Mittagspause in der Zeit zwischen 12:30 Uhr bis 13:30 Uhr nehmen kann. Wie können wir das am besten arrangieren?". Wichtig dabei ist, dass Sie gemeinsam Maßnahmen festlegen, wie es in Zukunft laufen soll. Manchmal geht es nicht anders: Kompromisse müssen geschlossen werden. An diese schriftlich fixierten "Spielregeln" halten sich danach beide Seiten.

Wer ist verantwortlich?

Eine messerscharfe Aufteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sieht auf dem Papier zwar gut aus, ist in der Realität jedoch schwer umsetzbar. Besonders dann, wenn Ihre Arbeitszeiten nicht deckungsgleich sind.

Trotzdem sollten Sie Ihre Flexibilität nicht überfordern nach dem Motto "Jede bearbeitet alles". Deshalb sollte es eine grobe Aufteilung nach Abteilungen, Projekten und persönlichen Vorlieben geben. Das hat gleich mehrere Vorteile:

• Sie können sich in ein Thema einarbeiten.
• Sie erleichtern Abteilungen die Ansprechbarkeit.
• Sie setzen Ihre Stärken wirkungsvoll ein.

Selbstverständlich übernehmen Sie auch Aufgaben außerhalb Ihres Verantwortungsbereiches, wenn es die Situation erfordert.

Miteinander reden, Informationen austauschen

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg ist die regelmäßige, lückenlose Weitergabe von Informationen. Bauen Sie folgende Aktivitäten in Ihre Arbeit ein:

Spontane, permanente Kommunikation im Tagesgeschäft über Vorgänge, Anfragen, Vorfälle, etc.: "Als Sie gerade in der Teeküche waren, hat Frau A. angerufen und bittet um eine Kopie des letzten Abteilungsprotokolls. Das erledige ich gleich morgen früh."

Zusätzlich Routinebesprechungen, am besten einmal pro Woche eine halbe Stunde, zum Beispiel jeden Mittwochmorgen von 08:00 Uhr bis 08:30 Uhr.

Lückenlose, stichwortartige Notizen zu jedem Vorgang im Arbeitsbuch oder in der Arbeitsmappe: "Flüge und Hotels gebucht, Mietwagen bei Avis angefragt, Rückmeldung bis spätestens Freitag versprochen". Auf diese Art befinden sich beide Sekretärinnen auf einem aktuellen Wissenstand, sie können kompetent Auskunft geben und ihren Vorgesetzten ohne Reibungsverlust effizient unterstützen.

Sicher: auf den ersten Blick kostet diese Vorgehensweise Zeit, die Ihnen häufig in der Hektik fehlt. Wenn Sie die Zeit jedoch aufbringen und am Abend Ihren Tag Revue passieren lassen, werden Sie sehen, dass sich die Anstrengungen gelohnt haben. Sie arbeiten entspannter, zufriedener und systematischer. Ihre "verlorene" Zeit haben Sie dadurch im Laufe des Tages längst wieder hereingespielt.

Last but not least

Akzeptieren Sie unabänderliche Gegebenheiten: Muss Ihre Kollegin pünktlich um 12 Uhr das Büro verlassen, weil sie nachmittags keine Betreuung für die kleine Tochter hat, dann wünschen Sie ihr einen schönen Nachmittag statt ihr mit wortlosem Stirnrunzeln ein schlechtes Gewissen zu machen - auch wenn im Büro gerade alle Hände gebraucht werden. Möglicherweise werden Sie ebenfalls einmal das Verständnis Ihrer Kollegin brauchen.

Überdies: Jede Person hat eine andere Vorgehensweise, Arbeitstechniken sind über Jahre gewachsen. Respektieren Sie sich gegenseitig und bleiben Sie ständig im Dialog!