working@office 8/2006 - News

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von Christiane Vollmer

Die Sekretärin steht im Abteilungs-Rampenlicht: Sie organisiert die Arbeit für den Vorgesetzten, ist Ansprechpartnerin für Kunden und Kollegen und jongliert täglich eine Flut von Informationen. Um die Arbeit hundertprozentig zu meistern und fachliche Höchstleistungen zu erbringen, muss sie stets auf dem neuesten Stand sein. Das funktioniert am besten mit kontinuierlicher Fortbildung. Aber welche Kompetenzen sind besonders wichtig und wo liegen typische Irrtümer? working@office hat nachgefragt bei Anke Jelassi, Trainerin in den Bereichen Büroorganisation und Business Etikette.

working@office: Frau Jelassi, warum ist Weiterbildung im Sekretariat so wichtig?
"Die Erwartungshaltung an die fachliche Kompetenz der Sekretärin ist sehr hoch, das Leistungsspektrum breit gefächert. Sie hat Vorbildfunktion in den Bereichen des Termin- und Zeitmanagement, der modernen Korrespondenz, der Arbeitsplatzorganisation und dem Dokumentenmanagement. Wenn sie mit den rasanten Entwicklungen in ihrem Beruf Schritt halten will, muss sie sich regelmäßig in die Hände von Fachleuten begeben und ihr Wissen auffrischen. Ich erlebe in den Seminaren zurzeit große Wissenslücken in den Bereichen der neuen Rechtschreibung und den DIN 5008, also in den Kernkompetenzen der Sekretärin."

working@office: Denken Sie, dass das Thema Business Etikette an Relevanz zugenommen hat? Wenn ja, warum?
"Gutes Benehmen ist heute gefragter denn je. Vor allem jüngere Menschen wollen wieder lernen, wie man sich richtig benimmt und souverän auftritt. Ich schule viele Auszubildende, die gleich zu Beginn ihrer Berufstätigkeit erfahren möchten, wie sie mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden angemessen umgehen. Als Motto ist zu empfehlen: weniger starre Regeln, mehr freundliches Miteinander."

working@office: Welche Vorteile haben Sekretärinnen, die sich sicher auf dem internationalen Business-Parkett bewegen können? "Je besser es der Sekretärin gelingt, sich auf die Bedürfnisse ihrer Geschäftspartner auszurichten, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie von diesen akzeptiert wird. Kenntnisse über sprachliche und kulturelle Andersartigkeit erleichtert die Kommunikation und hilft zur Vermeidung von Missverständnissen. Die Sekretärin im internationalen Know-how präsentiert sich als verantwortungsbewusste, zuverlässige und respektable Büromanagerin."

working@office: Wie kamen Sie zu dem Thema? "Gleich nach dem Abitur bin ich nach Paris zum Studium gegangen und durfte dort erleben: andere Länder, andere Sitten. Weitere einschlägige Erfahrungen zum Thema internationale Umgangsformen und Etikette machte ich später drei Jahre lang in einem arabischen Land. Begrüßungsrituale, Dress-Code, Tischsitten: Damit müssen Sie sich unweigerlich beschäftigen, wenn Sie beruflich erfolgreich sein möchten."

working@office: Welches sind typische Fehler oder Irrtümer, die Sie bei Teilnehmerinnen Ihrer Seminare regelmäßig feststellen? "Bei der Frage nach der Stellung der Frau im Business erlebe ich immer wieder große Verunsicherung. Muss SIE bei der Begrüßung aufstehen? Sollte SIE sich noch aus dem Mantel helfen lassen und darf SIE einem Mann die Tür aufhalten? Relevant werden diese Fragen nicht nur während der professionellen Kundenbetreuung. Auch bei Kollegen und Vorgesetzten wollen Sekretärinnen einen guten Eindruck hinterlassen. Die Antwort auf alle drei Fragen lautet übrigens Ja." Weitere Informationen erhalten Sie unter: train for office Anke Jelassi http://www.train-for-office.de/